以個人名片管理軟體為眾所熟知的蒙恬科技，對應企業名片集中管理的需求，推出了名片雲系統，該產品的好處在於，個人名片管理可以共享，主管也能直接檢視，就算員工離職，也不怕人脈資料也容易被帶走。他們在2014年先是推出了名片雲企業版WorldCard Enterprise（WCE），接著在2017年又發表了名片雲團隊版（WC Team），提供了NAS硬體的方案，方便企業建置名片應用的私有雲。

 

現在，名片雲團隊版主要畫分為NAS版與Windows Server軟體版，簡單來說，NAS版包含硬體設備，可供20人以下的企業應用，主要適合沒有MIS人員的小型企業使用，而Windows Server版則是提供軟體，使用人數較沒有限制。同時，近年蒙恬並陸續改版強化其功能與安全性，最新版本已經發展1.4版。

 

以名片雲NAS版方案而言，蒙恬已經提供了相應的產品配套，除了包含一臺安裝WorldCard Team伺服器的NAS設備，還有兩臺WorldCard Pro掃描器，以及10個使用者授權帳號，售價為79,000元。企業也可額外選購更多掃描器與授權數。而另一個Windows Server版，若要建置，企業需要自行準備伺服器硬體，以及微軟作業系統。

 

基本上，在用戶端的掃描作業方面，主要平臺的支援都沒問題，包括可使用Windows與Mac OS電腦連接掃描器，或是以iOS、Android手機的App拍攝掃描，畫面擷取結果將能加密傳送回伺服器端，方便將資料集中保管，並能與其他人共用。

 

在帳號管理方面，名片雲團隊版可支援從AD伺服器匯入帳號，省去手動建立帳號的過程，同時這裡也具備了使用者權限的控管機制，可供管理人員設定每個使用者的權限，包括主管可存取下屬的名片資料，對於同事或部門之間是否能共享名片資訊，也可開啟相關設定。

 

不錯的是，這裡也有考慮到新舊員工交接的情況，管理者可將離職員工的權限設為離職且停用，使其無法登入，再將這些資料的擁有權轉移給新使用者。

 

另外，現在這款產品也已整合大型CRM雲端服務Salesforce，可透過手動匯出或自動同步與CRM資料連動。

 

關於基本的文字掃描功能，這套系統支援正體中文、簡體中文、英文與日文等25種語系的辨識，與過去版本可辨識的數量相比，變化並不大，對於名片資料的分類整理，現在則是新增了多層管理與釘選類別的功能，也就是說，使用者可以建立子類別，最多三層，如同三層資料夾的形式，以做到更細的類別管理。而不像早期版本可以設定多個類別，但只有單層的設計。

 

值得一提的是，名片雲近期版本還新增了可幫同事掃描的功能，以及更多名片安全管控機制。舉例來說，對應不少高階主管常常交由助理秘書整理名片的需求，前項機制可將交由助理掃描的名片資料，直接傳送至主管的帳號，而且對方不會看到該主管的其他資料。

 

而在安全性方面的增強上，將可以限制外部IP位址連線使用，並有例外清單管控，將能允許特定外部IP位址連接，以確保用戶的連線安全。此外，現在還多了綁定終端裝置的安全機制，也就是可限制用戶必須使用綁定的裝置才能連線。

 

附帶一提的是，關於資料備份方面，名片雲NAS版本中也將能夠直接利用設備的RAID 1，強化硬碟本身的安全，簡化用戶資料保護上的麻煩。